A coach Vivian Sant’Anna, formada em administração de empresas e coach habilitada pela Sociedade Brasileira de Coaching (SBC), dá dicas essenciais para você administrar suas tarefas profissionais e pessoais com maestria.

1. Acorde mais cedo
Se você é daqueles que está cheio de coisas para fazer e não consegue concluir, que tal experimentar acordar uma hora mais cedo que o habitual? Assim quando os problemas começarem a chegar você já estará mais adiantado em suas tarefas.

2. Anote tudo
Seu cérebro faz um esforço enorme para buscar todas aquelas coisas que você tem que fazer durante o dia. Então que tal adotar uma lista de tarefas? Pode ser um bloquinho, um caderno, um Post It ou aquilo que funcionar melhor para você. O importante é ter onde consultar para não se esquecer de fazer nada.

3. Planejamento
Estudos comprovam que quem faz um planejamento de suas ações consegue concluí-las em 30% menos tempo do que o necessário. Você pode eleger um dia da semana e estabelecer o que você quer realizar durante aquele período.

4. Tenha um plano
Tenha um plano de ação detalhado para cada grande meta. Para cada objetivo que você tiver estabeleça as ações necessárias para chegar lá e coloque essas ações na agenda.

5. Desconecte-se
Hoje em dia as redes sociais e os smartphones representam uma grande parte da nossa vida e uma parcela enorme do nosso tempo. Se você perceber que passa a maior parte do seu dia conferindo suas redes sociais, estabeleça horários para fazer isso e horários em que simplesmente não estará online.

6. Esqueça o multitarefa
Todos achamos que conseguimos fazer 2, 3 ou até 4 coisas ao mesmo tempo, mas infelizmente isso não é verdade. Nosso cérebro se desgasta tentando trocar a atividade a qualquer momento, então, por mais difícil que possa parecer, faça uma coisa de cada vez.

7. Cuide de você
É impossível ter alta produtividade quando não se está bem. A dica é alimentar-se corretamente e fazer exercícios regularmente. E saiba que existirão dias em que as coisas não sairão como o esperado.

8. Fuja da procrastinação
Existem atividades que não são tão agradáveis de se concluir, mas quanto mais rápido você fizer, mais rápido irá se livrar delas. Coloque-as em primeiro lugar na sua lista de tarefas e coloque um limite de tempo para terminar, utilizando o “timer” do seu celular.

9. Descanse
Se você está cansado, diminuindo suas horas de sono sabe que provavelmente não terá o mesmo rendimento necessário para fazer tudo acontecer. Atente-se no seu dia a dia para ter as horas de sono necessárias para ter um dia produtivo.

10. Divida suas tarefas em partes pequenas
Se você tem uma tarefa muito grande para ser concluída divida-a em pequenas partes, assim você se sentirá muito mais motivado ao conquistar cada pequena etapa desse grande objetivo.

11. Aprenda a dizer NÃO
Uma das maiores dificuldades que as pessoas têm é dizer NÃO. Tenho clientes que me dizem o quão penoso é dizer não para a família, para colegas de trabalho. Dizer não para os outros é dizer sim para as suas prioridades e se tornar alguém menos preocupado e mais produtivo.

12. Reduza as distrações
Se você percebeu que assistir sua série favorita enquanto tem que entregar um projeto importante (já falamos aqui sobre o multitarefa, mas eu sei que tem gente que precisa daquela música ambiente de fundo!) Por que continuar insistindo? WhatsApp também tem sido uma das grandes reclamações, desligar o celular ou impedir que ele te atrapalhe nessas horas é essencial para deixar sua vida em dia.